GÉNÉRALITÉS
Le Code de déontologie est basé sur les principes de comportement et d’action que Vimar et ses Sociétés contrôlées (ci-dessous, conjointement, Vimar) ont adoptés au fil du temps, pendant la constitution et l’activité de la société, et qui sont partagés et appliqués par l’ensemble de leurs administrateurs, dirigeants et salariés.
Ces principes sont rassemblés dans ce Code de déontologie que le personnel de Vimar est tenu d’appliquer et de faire appliquer. Vimar veille à ce que ses partenaires suivent les mêmes principes.
Par ce Code de déontologie, Vimar s’engage à gérer ses activités en respectant la loi et les règles éthiques qui font partie intégrante de son Modèle d’organisation, de gestion et de contrôle, conformément à la loi 231/2001 sur la responsabilité administrative des sociétés. Ce Code de déontologie, qui est approuvé par le Conseil d'administration de Vimar, définit les règles de comportement à respecter pour protéger la réputation de l’entreprise et se conformer aux principes et aux valeurs partagés au fil du temps.
Ces principes jouent un rôle essentiel dans les pays où Vimar est présente. L’ensemble des salariés et collaborateurs du groupe Vimar s’engagent à respecter le Code de déontologie et à collaborer avec la Société pour respecter et faire respecter ses dispositions.
Le Code de déontologie ne traite pas de tous les principes éthiques auxquels sont soumis les salariés et collaborateurs de Vimar et ne remplace pas les lois, les règlements intérieurs, les procédures et les mesures d’organisation existant chez Vimar, qui sont exposés sur l’Intranet de l’entreprise, mais les intègre.
PRINCIPES DE COMPORTEMENT
Vimar fonde son activité, ses relations et son action sur des comportements légaux et intègres qui ont lui ont valu au fil du temps la confiance de ses clients, de ses fournisseurs et de sa communauté.
Vimar gère son activité en respectant les lois en vigueur dans chaque pays, notamment en ce qui concerne la prévention et la limitation de la responsabilité administrative et pénale de la Société.
Les personnes qui agissent au nom de Vimar ou pour son compte doivent respecter ce Code de déontologie dans le cadre de leurs fonctions.
Ces principes de comportement engagent nos compétences, notre intelligence et notre volonté de travailler avec passion, enthousiasme et une énergie positive.
a) Notre engagement professionnel nous conduit à utiliser constamment nos compétences et nos savoir-faire et à les actualiser. Les salariés et collaborateurs s’engagent à mettre à jour leurs compétences professionnelles, à les enrichir au contact de leurs collègues, à adopter une attitude constructive et responsable, à fonder leurs décisions sur des principes de gestion sains et prudents et à évaluer soigneusement les risques, sans jamais oublier que leurs choix personnels contribuent aux résultats de l’entreprise.
Les salariés et collaborateurs s’engagent à contribuer au respect de l’environnement, de la santé et de la sécurité au travail.
b) Le respect des personnes est une condition indispensable au développement individuel et professionnel de chacun, les qualités humaines sont essentielles à la croissance et au progrès de l’entreprise. Nous souhaitons que les individus donnent le meilleur d’eux-mêmes et nous souhaitons leur donner le meilleur également, dans la cohérence et la transparence. Nous formons et récompensons les personnes compétentes qui animent l’entreprise par leur attitude constructive et responsable et leur esprit d'équipe. Nous refusons les modes de gestion et de fonctionnement qui privilégient la satisfaction personnelle par rapport à l'intérêt de la Société.
c) L’intégrité impose à chacun de se comporter honnêtement dans l'exercice de son activité professionnelle. Ce principe n’autorise aucun compromis en cas de conflit entre ses intérêts personnels et ceux de la Société dans les relations internes ou avec les tiers, quelles que soient les pratiques locales.
Nous nous engageons à promouvoir le respect de l'environnement, du territoire et de la santé.
d) La loyauté signifie la droiture et l’honnêteté dans les relations avec les collègues et les collaborateurs externes. Elle impose le respect des dispositions et des règles internes de la Société et un comportement transparent envers chacun et en toute occasion.
PRINCIPES D’ACTION
Vimar a également souhaité définir les principes qui doivent guider l’action de ses administrateurs, dirigeants, salariés, collaborateurs et des tiers qui agissent en son nom et pour son compte dans le cadre de leurs fonctions.
La foi que nous avons dans la qualité est la base de notre fiabilité.
Notre activité répond aux impératifs économiques en respectant la loi, l'environnement, la santé et la sécurité au travail. Nous planifions notre activité et nous en contrôlons les résultats dans la transparence imposée par les règles fiscales, comptables, administratives et sociales.
a) Respect des personnes
Vimar place l’être humain au premier plan et cherche à valoriser et à protéger ses collaborateurs en leur offrant de bonnes conditions de travail, équitables et conformes à la loi, et un système de protection sociale interne à l’entreprise.
Le travail des enfants
Vimar s’engage à combattre toute forme de travail des enfants et n’emploie personne qui ait un âge inférieur à l’âge légal du travail défini par les normes locales. Vimar s’engage à ne pas établir ou maintenir de relations commerciales avec des personnes physiques ou morales qui ne respectent pas ce principe.
Liberté d’association
Vimar garantit à ses salariés le droit d’être représentés par des syndicats ou autres élus, conformément à la loi et aux pratiques en vigueur. Vimar a une attitude constructive pendant les négociations avec les organisations syndicales.
Égalité des chances
Vimar garantit que les relations de travail - embauche, formation, rémunération, promotions, transferts, cessation de contrat - sont basées sur des critères objectifs liés au type de mission et aux compétences, sans aucune forme de discrimination fondée sur la race, le sexe, l’orientation sexuelle, la condition physique, la santé, le handicap, l’âge, la nationalité, la religion ou les convictions personnelles. Vimar s’engage à offrir les mêmes opportunités professionnelles à tous ses salariés. Tout comportement contraire à ces principes est considéré comme inacceptable à l’intérieur et à l’extérieur de la société.
b) Respect des règles commerciales
Vimar favorise les pratiques commerciales éthiques fondées sur l’honnêteté et la loyauté et demande à ses salariés de se conformer à ces principes. Les relations commerciales s’appuient sur des contrats conformes aux lois nationales, européennes et internationales, notamment la libre concurrence et les pratiques commerciales non discriminatoires. Les salariés ne doivent pas abuser d’informations privilégiées, donner des informations fausses ou inexactes ou avoir des comportements déloyaux.
c) Respect de la légalité
La Société applique dans tous les domaines les lois et les règlements en vigueur dans les pays où elle et ses sociétés contrôlées exercent leur activité.
Chaque employé, quelle que soit sa qualification, connaît les implications légales de son activité pour lesquelles il a reçu une formation et une information suffisantes.
Vimar interdit notamment de tirer délibérément profit des lacunes et carences règlementaires si le comportement est en contradiction avec les règles de la Société.
La Société dispose des moyens nécessaires pour informer et former ses collaborateurs sur les normes et les principes liés à l'application des systèmes internes.
d) Respect de la santé et de la sécurité au travail
La Société prend les mesures nécessaires à la protection de la santé et de la sécurité sur le lieu de travail et à la prévention de toutes les formes de risque et les améliore constamment.
Cette politique est appliquée à ses employés et à ceux des entreprises externes qui interviennent sur les sites de la Société.
Pour développer et contrôler la santé et la sécurité au travail, la Société utilise un système fondé sur un document d'évaluation des risques qui est partagé, mis à jour, périodiquement contrôlé, certifié par des tiers indépendants et conforme aux normes internationales (UNI EN ISO 45001) et à la Politique pour la Qualité, l'Environnement et la Sécurité.
Les employés, collaborateurs et tiers sont tenus de respecter scrupuleusement les procédures et les règlements internes de Vimar en matière de santé et de sécurité au travail, élaborées et mises à jour conformément à la loi, et d’y contribuer par leurs propositions et leurs signalements.
e) Respect de l'environnement
La Société soutient activement la protection de l’environnement et le développement durable. Vimar s’est toujours efforcée de limiter l’impact de ses produits sur l’environnement depuis leur conception, au cours de ses activités, dans ses processus et pendant le cycle de production.
Vimar prévient les risques pour les populations et pour l'environnement en respectant les normes en vigueur et en tenant compte de la recherche scientifique et des meilleures expériences en la matière. Pour atteindre ces objectifs, Vimar adhère volontairement à la norme de référence pour les systèmes de gestion environnementale UNI EN ISO 14001 dans le cadre de sa Politique pour la Qualité, l’environnement et la sécurité.
f) Respect envers la collectivité
Vimar, consciente de l'influence directe ou indirecte de son activité sur l’environnement, le développement économique et social et le bien-être de la collectivité, gère ses investissements et son développement dans un esprit écologique, en respectant les communautés locales.
g) Respect de la transparence imposée par les normes fiscales, comptables, administratives et sociales, tenue des registres comptables
Vimar suit des normes de planification financière et de contrôle de gestion avec des systèmes de comptabilité adéquats, dans une complète transparence. Cette transparence repose sur la sincérité, la précision et l'exhaustivité des écritures comptables de base. La loi exige que les documents comptables relatifs à l’activité de Vimar soient complets, précis et fiables. Les documents de la société doivent être rédigés avec soin et honnêteté, sans données fausses ne reflétant pas la réalité de l’entreprise. Conformément aux principes de la société, les paiements doivent être justifiés par les documents adéquats. Les paiements versés ou reçus par Vimar doivent être correctement inscrits dans les registres comptables, les documents et les comptes de la société, ils ne peuvent être ni omis ni falsifiés pour utiliser les sommes à des fins illégales en violation des procédures. Conformément à ces principes, Vimar édite en temps voulu des rapports financiers réguliers complets, précis, fiables, clairs et compréhensibles. Les salariés et collaborateurs doivent apporter leur aide aux organismes de contrôle de la société en toute transparence.
h) Respect des règles de libre concurrence
Vimar défend le principe d’une concurrence loyale et les règles de l’économie de marché (loi antitrust), elle s’oppose à la collusion et à l’abus de position dominante. Elle s’interdit les accords qui violent la concurrence libre et non faussée et les normes antitrust, c’est-à-dire l’entente entre concurrents sur les prix et la répartition des marchés ou sur les stratégies commerciales et les conditions de vente.
i) Lutte contre la corruption
Vimar s’engage à respecter les lois de lutte contre la corruption en vigueur dans les pays où elle intervient et demande à ses salariés et collaborateurs d’agir avec honnêteté et intégrité à toutes les étapes de leur activité.
j) Relations avec les fournisseurs
Vimar demande à ses fournisseurs de respecter les principes et les valeurs de son Code de déontologie.
Les collaborateurs qui négocient avec les fournisseurs doivent communiquer avec précision et transparence et privilégier, pour les sélectionner et pendant toute la durée du contrat, la qualité, le service et la compétitivité.
Les fournisseurs sont sélectionnés après une évaluation générale portant sur la qualité de leurs services et produits, leur compétitivité, leurs savoir-faire et performances techniques, avec un contrôle continu qui garantit le maintien de ces critères dans le temps. La signature des contrats avec les fournisseurs s’appuie sur des relations extrêmement claires, évitant toute forme de dépendance.
k) Relations avec les clients
L'honnêteté et le respect des clients est un critère essentiel de choix. Les relations avec les clients sont fondées sur la confiance et la satisfaction réciproques. En particulier, Vimar s'engage à fournir à ses clients des produits, des services, une assistance et des conseils de qualité répondant à leurs attentes. Les relations avec les clients sont fondées sur la transparence, le respect des règles du marché et des normes antitrust. Les relations avec les clients Vimar reposent sur des comportements fiables, corrects, une information complète et précise sur les produits et les services proposés.
l) Relations avec l’administration
Les relations avec l’administration sont fondées sur le respect de la loi et la transparence et gérées exclusivement par les services de la société qui y sont autorisés.
Les salariés et collaborateurs ne doivent pas effectuer de paiement aux fonctionnaires ou à leur famille ni leur offrir d’avantage commercial ou économique pour obtenir ou conserver un emploi ou une faveur administrative.
Les dons, cadeaux et autres gratifications à l’administration destinés à obtenir des avantages indus ou à influencer le destinataire ne sont pas autorisés.
Les cadeaux à des personnes publiques sont toutefois possibles s’ils ont une valeur modique (maximum 100 euros ou équivalent en monnaie étrangère), uniquement dans le cadre légal de l’état concerné et conformément aux règlements et procédures applicables, aux pratiques commerciales et aux habitudes, s’ils ne sont pas destinés à obtenir des faveurs du destinataire. Ces dépenses doivent toujours être autorisées et documentées selon les procédures de l’entreprise.
m) Lutte contre le blanchiment d’argent
Vimar respecte les normes en vigueur contre le blanchiment d’argent et les dispositions prises par les autorités compétentes.
Les salariés et collaborateurs s’engagent à éviter les opérations suspectes, contraires aux règles de légalité et de transparence. Les salariés s’engagent à vérifier préalablement les informations disponibles sur les clients, les fournisseurs et les collaborateurs externes, leur respectabilité, la légalité de leur activité, à informer rapidement l’organisme de vigilance de toute anomalie constatée et à respecter les procédures de l’entreprise.
Les salariés s’engagent à éviter toute implication dans des opérations susceptibles de favoriser le recyclage d’argent provenant d’activités illégales ou criminelles et à respecter les normes en la matière.
n) Relations économiques avec les associations, subventions et sponsorisations
La gestion des subventions et des sponsorisations doit répondre aux critères définis par les procédures et les politiques de l’entreprise.
o) Conflit d'intérêts
Il existe un conflit d’intérêt chaque fois qu’un salarié ou un collaborateur doit choisir entre ses intérêts et ceux de la société. Les salariés et les collaborateurs sont tenus d'éviter les conflits d'intérêts. L’activité réalisée pour Vimar ne doit pas être subordonnée au profit ou à un avantage personnel mais répondre aux intérêts de la société en évitant toute situation de conflit. Les salariés de Vimar doivent immédiatement informer leur supérieur hiérarchique de toute situation qui peut constituer ou générer un conflit d'intérêts.
p) Protection des informations de l’entreprise et des données personnelles
Au cours de leur activité, les salariés et collaborateurs peuvent être amenés à connaître des informations considérées comme confidentielles par la société ou signalées comme telles par ses partenaires. Dans ce cas, les salariés et collaborateurs doivent suivre les mesures prévues par les politiques de l’entreprise concernant la sécurité des informations, notamment électroniques, pour garantir leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité, pendant leur contrat avec Vimar et après. Les salariés et collaborateurs sont responsables des données sensibles qu’ils traitent, ils sont tenus de les signaler comme confidentielles et de vérifier que les mesures de sécurité nécessaires ont été prises pour les protéger. Les salariés et collaborateurs qui gèrent des informations confidentielles sont responsables de leur sécurité et doivent veiller à ne pas les divulguer sauf autorisation expresse. Toute information transmise par un salarié ou un collaborateur et qui concerne son activité appartient à Vimar. Le traitement des informations par Vimar et par ses salariés respecte la confidentialité et la vie privée des personnes concernées conformément à la législation en la matière.
En particulier, la Société :
Les collaborateurs qui gèrent des informations n’appartenant pas au domaine public doivent les utiliser avec une extrême prudence et veiller à ne pas les divulguer à des personnes non autorisées au sein de la Société ou à l'extérieur. Cette obligation reste en vigueur après la fin du contrat, quel qu'en soit le motif.
q) Protection des biens de la société
Les salariés et collaborateurs sont tenus d'intervenir immédiatement pour protéger les biens de la Société, physiques et immatériels, par des comportements responsables et conformes aux procédures en vigueur, de documenter de façon précise leur utilisation et d’éviter les usages non autorisés. Les ordinateurs, les comptes mail de Vimar et les informations qu'ils contiennent appartiennent à Vimar et doivent être utilisés pour les missions et les objectifs de l’entreprise. En particulier, les collaborateurs doivent :
r) Réseaux sociaux
Quand ils utilisent les réseaux sociaux, les salariés et les collaborateurs respectent les principes de confidentialité, d’intégrité et de loyauté envers l’entreprise, s’abstiennent de donner des informations confidentielles ou fausses sur Vimar, de poster des photos de l’activité de l’entreprise et des lieux de travail et évitent tout commentaire qui pourrait violer les principes énoncés dans le Code de déontologie ou ternir la réputation de Vimar.
s) Gratifications et cadeaux
Vimar demande à ses collaborateurs de faire preuve d’honnêteté et d’intégrité.
Le Code de déontologie définit la politique de Vimar concernant les gratifications, cadeaux, dons, hospitalité et divertissements (distribution gratuite de biens et services à des fins promotionnelle ou de relations publiques, ci-dessous les Cadeaux).
Vimar reconnaît que l’offre ou l’acceptation de cadeaux fait partie des pratiques commerciales courantes.
Cependant, certains cadeaux peuvent être interprétés comme des actes accomplis ou subis par Vimar pour exercer une influence inappropriée ou créer un conflit d’intérêt et comme un acte de corruption illégal ou nuisible à sa réputation.
Vimar, ses salariés et sous-traitants ont donc l’interdiction absolue d’offrir, de promettre, de demander ou de recevoir tout cadeau dont la nature ou la valeur peut être considérée comme excessive ou inhabituelle.
Il sont autorisés à offrir et à accepter des cadeaux d’une faible valeur dans le cadre des activités habituelles de l’entreprise. Aux fins du présent Code de déontologie, un cadeau est considéré comme ayant une faible valeur si celle-ci est inférieure à 100 euros ou équivalent en monnaie étrangère. Sous réserve de ces principes, les cadeaux aux clients d’un montant supérieur (jusqu’à 500 euros) sont admis si le chiffre d’affaires global est supérieur à un seuil qui le justifie. Les cadeaux offerts aux proches des sous-traitants ou des salariés doivent être systématiquement refusés, quelque soit leur valeur.
VIOLATIONS DU CODE DE DÉONTOLOGIE ET SANCTIONS
Contrôles
Le Code de déontologie est la base de notre système de contrôle et fait partie intégrante du Modèle d’organisation, de gestion et de contrôle mis en œuvre par Vimar conformément à la loi 231/2001. Le système de contrôle interne met à la disposition de l’entreprise des outils et des méthodologies de prévention des risques qui garantissent le respect des lois, des dispositions et des procédures internes.
La direction veille constamment à la conformité des comportements au Code de déontologie et, le cas échéant, met en œuvre des programmes de contrôle spécifiques. La violation du Code de déontologie entraîne l’application par la société de mesures disciplinaires. L’ignorance ou la mauvaise connaissance du Code de déontologie ne permet pas d’éviter les sanctions. Vimar intervient auprès des fournisseurs et des clients pour qu'ils respectent le Code de déontologie.
Respect du Code de déontologie, signalement des violations à l'Organisme de vigilance et de contrôle (pour les salariés de Vimar S.p.A)
Le respect du Code de déontologie est une obligation contractuelle essentielle des salariés en application de l’art. 2104 du Code Civil. Il est une obligation contractuelle essentielle des collaborateurs indépendants ou en relation d'affaires avec Vimar.
Les dirigeants et les responsables veillent à ce que les attentes de la Société envers ses collaborateurs soient bien comprises et mises en pratique. Les dirigeants et les responsables s'assurent que les engagements du Code de déontologie sont appliqués.
Pour garantir l'application effective du Code de déontologie et respecter la confidentialité et les droits individuels, Vimar a ouvert des canaux d'information qui permettent de signaler les cas de violation et d'en informer librement, directement et de façon confidentielle l'Organisme de vigilance.
Sachant que le code d'éthique fait partie intégrante et substantielle du modèle d'organisation, de gestion et de contrôle qu’a adopté la Société, les violations du code d'éthique, à l’instar des violations du modèle, pourront être signalées sur le canal numérique auquel il est possible d’accéder à travers le site Internet de la Société à l'adresse www.vimar.com, sous la rubrique Alerte éthique.
La société a également mis en place un autre canal de communication dédié :
- courrier à l’Organisme de vigilance Vimar S.p.A. c/o Star S.r.l. Via Piave 22, 22060 Cabiate (CO) sous enveloppe fermée avec mention «confidentiel».
Le signalement d’une violation ou tentative de violation du Code de déontologie, des procédures internes de signalement en ligne ou par Intranet ne doit pas entraîner de mesure de rétorsion, de traitement illicite, de contrainte ou de discrimination dans le cadre du travail. Vimar a mis en place un canal dédié et indépendant pour garantir la confidentialité des signalements des cas de violation du Code de déontologie et du Modèle d’organisation, de gestion et de contrôle. Après le signalement, l’organisme de vigilance effectue rapidement les vérifications et prend les sanctions nécessaires.
Le système de sanction
La violation effective des principes énoncés dans le Code de déontologie et dans les procédures prévues par les protocoles internes compromet le rapport de confiance entre la Société et ses administrateurs, ses employés, conseillers, collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux et financiers.
Les violations sont sévèrement et immédiatement sanctionnées par des mesures disciplinaires ou des sanctions adéquates et proportionnées, indépendamment de leur aspect pénal en cas de délit, si ces dispositions sont nécessaires à la protection des intérêts de la Société et en fonction des normes en vigueur.
Les violations effectives du Code de déontologie, après avis de l'Organisme de vigilance et de contrôle, sont également sanctionnées par des mesures spécifiques de la Direction des ressources humaines ou des services compétents. Conformément aux normes juridiques et contractuelles en vigueur, les violations constatées peuvent également entraîner l'éloignement de l’auteur de l’infraction de la Société.
Toute rétorsion à l'égard des auteurs de signalement des violations du Code de déontologie ou des personnes ayant demandé des précisions sur ses modalités d'application constitue une violation du Code de déontologie.
Les conséquences des violations du Code de déontologie et des protocoles internes doivent être prises au sérieux par les personnes qui sont en relation avec la Société à quelque titre que ce soit. Pour ce faire, la société diffuse le Code de déontologie, les protocoles et procédures internes et les sanctions prévues en cas de violation ainsi que les modalités et les procédures d'application.
La Société, pour protéger son image et son personnel, n'entretient aucune relation avec des personnes qui n'entendent pas respecter strictement les normes en vigueur ou qui refusent de se conformer au Code de déontologie, aux procédures et règlements prévus par les protocoles annexes.
APPLICATION DU CODE DE DÉONTOLOGIE
Le présent Code de déontologie est :